Per organisatie is er één administrator. Deze administrator registreert de organisatie en nodigt de geïnteresseerde personen van de directie en de raad van bestuur uit om de tool in te vullen, door via de homepage de zelfevaluatie te starten.

De administrator zal ook het uiteindelijke rapport kunnen downloaden van zodra er minstens drie personen de vragenlijst hebben ingevuld. Het is ten zeerste aangeraden om te wachten met het downloaden van het rapport tot alle uitgenodigden de vragenlijst volledig hebben ingevuld.

Hoe meer personen de tool invullen, hoe een correcter beeld dit geeft van de werking van de organisatie. Het rapport kan slechts eenmalig worden gedownload.