Voorbeeld vragenlijst

Dimensies Bestuurskwaliteit

Interne structuren en procedures

Met deze reeks vragen willen we graag uw persoonlijke mening weten over de interne structuren en procedures van uw organisatie. Gelieve aan te geven in welke mate u het eens bent met de volgende uitspraken. Ieder item gaat een specifiek aspect na, gelieve dus ieder item zorgvuldig te overwegen. Sommige vragen zijn negatief geformuleerd.

  1. Ons kennisbeheer is voldoende ontwikkeld zodat belangrijke documenten en informatie op het juiste moment en gemakkelijk beschikbaar zijn.
  2. Voor nieuwe mensen van de raad van bestuur, bieden wij de nodige documentatie over onze manier van werken.
  3. Binnen onze organisatie is er ten minste één persoon die de formele verantwoordelijkheid heeft om up-to-date te blijven over de nieuwste wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op de organisatie.
  4. Wanneer we een nieuwe persoon nodig hebben in de raad van bestuur, zullen we de selectiecriteria en aanwervingsprocedure voor dat specifieke geval ad hoc ontwikkelen.
  5. We hebben formele functieomschrijvingen voor de verschillende leidinggevende rollen (voorzitter, bestuursleden, manager, leden van het directiecomité, etc.).
  6. De manier van beslissen is altijd in lijn met de waarden van de organisatie.
  7. Wanneer een beslissing is genomen in de raad van bestuur waarvan ik denk dat het in strijd is met de kernwaarden van onze organisatie, dan kan ik het op elk gewenst moment weer op de agenda (laten) zetten.
  8. We vernieuwen regelmatig de samenstelling van de raad van bestuur.
  9. De rol van de raad van bestuur ten opzichte van de directie wordt goed begrepen door beide partijen.
  10. Het gebeurt te vaak of regelmatig dat mensen onvoorbereid naar vergaderingen komen.
  11. Vergaderingen moeten vaak met een onafgewerkte agenda stopgezet worden.

Beslissingsdynamiek binnen de raad van bestuur en het management

Met deze reeks vragen willen we graag uw persoonlijke mening weten over uw organisatie wat betreft de groepsdynamiek binnen de raad van bestuur en het management. Gelieve aan te geven in welke mate u het eens bent met de volgende uitspraken. Ieder item gaat een specifiek aspect na, gelieve dus ieder item zorgvuldig te overwegen. Sommige vragen zijn negatief geformuleerd.

  1. De raad van bestuur en de directie vullen elkaar goed aan in het bereiken van onze doelstellingen.
  2. Soms doen er zich meningsverschillen voor tijdens discussies, omdat een aantal mensen te emotioneel betrokken zijn.
  3. Alle leden van de raad van bestuur en de directie zetten zich in voor de organisatie om dezelfde waarden te verdedigen.
  4. Binnen de formele beslissingsorganen van onze organisatie (raad van bestuur én directie) hebben we een aantal dominante personen.
  5. Binnen de raad van bestuur informeert men zich over nieuwe ontwikkelingen en goede managementpraktijken i.v.m. goed bestuur.
  6. Soms heb ik het gevoel dat sommige mensen in de raad van bestuur en de directie een verborgen agenda hebben.
  7. Binnen de formele beslissingsorganen van onze organisatie (raad van bestuur én directie) delen we dezelfde ideeën over welke praktijken we moeten toepassen om onze organisatie goed te besturen.
  8. Een aantal verschillende competenties toevoegen aan de raad van bestuur en/of de directie zou de groep meer complementair maken.
  9. Er gebeuren te veel wissels binnen de directie, waardoor er te weinig continuïteit is in het besturen van de organisatie.
  10. Er gebeuren te veel wissels binnen de raad van bestuur, waardoor er te weinig continuïteit is voor belangrijke projecten.
  11. Bepaalde sleutelposities in onze organisatie worden al veel te lang door dezelfde personen ingevuld, waardoor vernieuwing vaak moeilijk is.

Betrokkenheid van belanghebbenden

Met deze reeks vragen willen we graag uw persoonlijke mening weten over uw organisatie wat betreft de betrokkenheid van de belanghebbenden in de beslissingsprocessen van de organisatie. Gelieve aan te geven in hoeverre u het eens bent met de volgende uitspraken. Ieder item gaat een specifiek aspect na, gelieve dus ieder item zorgvuldig te overwegen. Sommige vragen zijn negatief geformuleerd.

Uiteraard bestaan er vele definities van "belanghebbenden". Voor de vragen in dit deel maken we een onderscheid tussen 4 soorten belanghebbenden waar wij onze vragen op toespitsen.

  • Doelgroep: dit zijn de belanghebbenden waarop de inspanningen van de organisatie gericht zijn. Voorbeelden zijn: gebruikers, leden, patiënten, cliënten, bewoners, ...
  • Financiers: Dit zijn de belanghebbende die de financiële middelen ter beschikking stellen. Voorbeelden zijn individuen, gezinnen, KMOs en/of bedrijven die donaties geven, maar ook overheidsinstanties die subsidies geven.
  • Medewerkers: Dit zijn de belanghebbenden die de operationele activiteiten en projecten uitvoeren binnen de grenzen van de organisatie om de doelgroep tot dienst te zijn. Voorbeelden zijn personeel en vrijwilligers.
  • Organisaties waarmee wordt samengewerkt: Dit zijn de belanghebbenden waarmee wordt samengewerkt om de doelstellingen van de organisatie beter te kunnen bereiken. Voorbeelden zijn andere organisaties, partnerorganisaties, adviesbureaus, koepelorganisaties, opleidingsinstellingen, etc.

  1. Onze organisatie moet haar activiteiten en verwezenlijkingen meer communiceren naar alle belanghebbenden.
  2. Onze doelgroepen hebben meerdere mogelijkheden om hun bekommernissen door de raad van bestuur van onze organisatie te laten bespreken.
  3. Onze organisatie heeft voldoende duurzame relaties met andere organisaties voor een goede uitvoering van onze doelstellingen.
  4. De raad van bestuur van onze organisatie is zich volledig bewust van de wettelijke verantwoordelijkheden die voortvloeien uit hun beslissingen.
  5. Onze organisatie heeft een geloofwaardig imago bij alle belanghebbenden.
  6. Beslissingen in onze organisatie zouden veel meer op basis van de input van onze doelgroepen moeten genomen worden.
  7. Sommige leden van de raad van bestuur zouden beter geïnformeerd moeten zijn over wat er gaande is bij de medewerkers van onze organisatie.
  8. Het directieteam zou beter geïnformeerd moeten zijn over wat er gaande is bij de medewerkers van onze organisatie.
  9. Onze organisatie heeft een sterk gevoel van verantwoordelijkheid tegenover onze financiers.
  10. Onze organisatie kan voor haar beslissingen steeds een goede balans vinden tussen de verschillende noden en wensen van de verschillende belanghebbenden (doelgroep, financiers, medewerkers en partnerorganisaties).
  11. Onze beslissingsstructuren zouden een bredere vertegenwoordiging (direct of indirect) moeten hebben uit de verschillende doelgroepen van de organisatie.

Consistente planning

Met deze reeks vragen willen we graag uw persoonlijke mening weten over uw organisatie wat betreft consistente planning. Hierbij gaat het zowel over de strategische en tactische planning op lange en middellange termijn, maar ook over de uitvoering er van op korte termijn. Gelieve aan te geven in hoeverre u het eens bent met de volgende uitspraken. Ieder item gaat een specifiek aspect na, gelieve dus ieder item zorgvuldig te overwegen. Sommige vragen zijn negatief geformuleerd.

  1. We moeten meer consistent gebruik maken van vooraf gedefinieerde doelstellingen om onze bereikte output te evalueren.
  2. Onze organisatie is financieel gezond.
  3. Er zijn voldoende werkingsmiddelen om de activiteiten te continueren.
  4. We streven bewust naar een optimale balans tussen enerzijds informatieve en anderzijds beslissingspunten in bestuurders- en directievergaderingen.
  5. De raad van bestuur van onze organisatie kadert bewust belangrijke beslissingen met stellingen uit onze missie en visie.
  6. De directie van onze organisatie kadert bewust belangrijke beslissingen met stellingen uit onze missie en visie.
  7. We maken elk jaar gebruik van een reeks vooraf gedefinieerde criteria om middelen toe te wijzen aan onze activiteiten, projecten en processen.
  8. Ik heb het gevoel dat we voortdurend 'brandjes moeten blussen'.
  9. Onze raad van bestuur volgt een duidelijke planning waardoor het voldoende op voorhand geweten is wanneer welke onderwerpen behandeld worden.
  10. Er wordt in onze organisatie ieder jaar geëvalueerd en teruggekoppeld over de activiteiten die eerder gepland werden.
  11. Onze jaarlijkse planning kadert steeds in een gedetailleerd uitgewerkt meerjarenplan.

Lerende organisatie

Met deze reeks vragen willen we graag uw persoonlijke mening weten over uw organisatie wat betreft het continu verbeteren van de doeltreffendheid van de organisatie. Gelieve aan te geven in welke mate u het eens bent met de volgende uitspraken. Ieder item gaat een specifiek aspect na, gelieve dus ieder item zorgvuldig te overwegen. Sommige vragen zijn negatief geformuleerd.

  1. Ten minste eenmaal per jaar heeft de raad van bestuur een discussie over haar eigen resultaten.
  2. De raad van bestuur heeft problemen met het definiëren van de juiste acties wanneer de werkelijke realisaties niet zijn zoals verwacht.
  3. De directie heeft problemen met het definiëren van de juiste acties wanneer de werkelijke realisaties niet zijn zoals verwacht.
  4. Nieuwe strategische beslissingen in de raad van bestuur worden opgevolgd en geëvalueerd op lange termijn.
  5. Nieuwe strategische beslissingen in de raad van bestuur worden geïmplementeerd door de directie.
  6. Onze organisatie heeft een creatieve aanpak bij het opstarten van nieuwe projecten.
  7. Onze organisatie loopt constant achter wat betreft het toepassen van de juiste bestuurs- en managementpraktijken.
  8. De raad van bestuur behandelt regelmatig de nieuwe evoluties in het werkveld.
  9. Leden van zowel de raad van bestuur als de directie nemen regelmatig deel aan activiteiten binnen de organisatie om de actuele uitdagingen van de sector voldoende te kennen.
  10. De directie is uitgebreid op de hoogte van de nieuwe evoluties in het werkveld.
  11. Onze organisatie maakt gebruik van een expliciete methode om zichzelf voortdurend te verbeteren.
  12. In onze organisatie hanteren we een aantal expliciete verbeteringsprincipes die duidelijk gekend zijn bij de leden van zowel de raad van bestuur als de directie.

Diversiteit

Met deze reeks vragen willen we graag uw persoonlijke mening weten over uw organisatie wat betreft diversiteit bij leidinggevenden. Gelieve aan te geven in welke mate u het eens bent met de volgende uitspraken. Ieder item gaat een specifiek aspect na, gelieve dus ieder item zorgvuldig te overwegen. Sommige vragen zijn negatief geformuleerd.

  1. Er is een goede balans tussen vrouwen en mannen in de raad van bestuur.
  2. Er is een goede balans tussen mannen en vrouwen in de directie.
  3. Iedereen in de raad van bestuur staat open voor multiculturaliteit.
  4. De directie staat open voor multiculturaliteit.
  5. De diversiteit in de raad van bestuur stemt overeen met de diversiteit in onze doelgroep.
  6. Er is een goede balans tussen diverse competenties in de raad van bestuur
  7. Politieke en/of religieuze affiniteit speelt een rol in het selecteren van nieuwe bestuurders of managers.

Sociaal ondernemerschap

Met de volgende vragen willen we graag uw persoonlijke mening weten over de mate waarin uw organisatie een ondernemend karakter heeft in vergelijking met andere organisaties. In welke mate gaat u akkoord met de volgende stellingen?

  1. Onze organisatie experimenteert regelmatig met nieuwe methodes om betere resultaten te bereiken.
  2. Onze organisatie legt een grote nadruk op het behouden van onze beproefde werkwijze.
  3. Onze organisatie is vaak bij de eerste om nieuwe processen, technieken en/of projecten in te voeren.
  4. In vergelijking met andere organisaties is onze organisatie zeer risico-avers als het gaat over strategische beslissingen.
  5. Onze organisatie is terughoudend op gebied van samenwerking met andere organisaties.
  6. Onze organisatie wordt gekenmerkt door het flexibel toewijzen van personen en middelen aan projecten en processen om onze doelstellingen te bereiken.

Autonomie

Met de volgende vragen willen we graag uw persoonlijke mening weten over de mate waarin uw organisatie autonomie heeft binnen het werkveld en de mate waarin medewerkers autonomie hebben binnen de organisatie. In welke mate gaat u akkoord met de volgende stellingen?

  1. Binnen onze organisatie heb ik veel vrijheid om nieuwe ideeën te ontwikkelen.
  2. Binnen onze organisatie is het voor mij mogelijk om openlijk nieuwe veranderingen voor te stellen.
  3. Onze medewerkers moeten strikte richtlijnen respecteren bij de uitvoering van hun taken.
  4. Onze organisatie is sterk gebonden door regelgeving over welke taken wij volbrengen en hoe we ze volbrengen.
  5. Onze organisatie wordt sterk beïnvloed in haar manier van werken door de financiers.
  6. Onze organisatie heeft veel autonomie om zelf strategische doelstellingen te bepalen en na te streven.
  7. Onze organisatie kan autonoom beslissen over haar strategie.

Competenties

Competenties in beslissingsorganen

Hieronder staan zeven competentiedomeinen. Een korte beschrijving voor ieder domein is onderaan gegeven. Kan u voor ieder van deze domeinen aangeven in welke bestuursorganen van uw organisatie ze volgens u aanwezig moeten zijn? Meerdere antwoorden zijn mogelijk.

De competentiedomeinen zijn:

  • Creatief denken: Dit domein bevat competenties die gaan over creatieve oplossingen vinden, en strategisch en conceptueel denken.
  • Publiek relaties, marketing en netwerken: Deze competenties gaan over de organisatie promoten bij buitenstaanders, zorgen voor sponsoring- en subsidiecontracten, lobbyen met beleidsvoerders en de brede marketing van de organisatie.
  • Aansturen van personeel, vrijwilligers en andere belanghebbenden: Deze competenties gaan over het omgaan met personeel, vrijwilligers, leden en/of vertegenwoordigers van de doelgroep. Dit domein omvat eveneens pedagogische ondersteuning voor leden en/of vrijwilligers en weten wat er bij hen omgaat.
  • Wetgeving, statuten, sectorspecifieke regelgeving, en interne procedures: Dit domein bevat competenties die te maken hebben met het opvolgen van wetgeving en regelgeving, maar ook met het up-to-date houden van de interne statuten en intern procedures. Er is een onderscheid gemaakt tussen algemene regelgeving en sectorspecifieke regelgeving.
  • Operationeel management: Dit is het brede domein van kennis en ervaring omtrent operationele taken en projecten uitgevoerd door de organisatie.
  • Financieel management: Dit is het domein van competenties die te maken hebben het opvolgen van financiële planningen, boekhouding evalueren, budgetten opmaken en opvolgen.

  1. Creatief denken
  2. Publieke relaties, marketing en netwerken
  3. Aansturen van personeel, vrijwilligers en andere belanghebbenden
  4. Wetgeving, statuten, en interne procedures
  5. Sectorspecifieke regelgeving
  6. Operationeel management
  7. Financieel management

Evaluatie van competenties

Hieronder staan opnieuw de zes competentiedomeinen. Kan u voor ieder van deze domeinen aangeven hoe sterk deze competenties aanwezig zijn in uw organisatie?

  1. Creatief denken
  2. Publieke relaties, marketing en netwerken
  3. Aansturen van personeel, vrijwilligers en andere belanghebbenden
  4. Wetgeving, statuten, en interne procedures
  5. Sectorspecifieke regelgeving
  6. Operationeel management
  7. Financieel management

Drie gevalstudies

In de volgende drie vragen geven we telkens een korte beschrijving van een mogelijke situatie die in of rond een organisatie kan ontstaan. We willen benadrukken dat de inhoud hypothetisch is. Toch hebben wij getracht om met een korte beschrijving een duidelijk beeld te geven van mogelijke situaties die reeds door andere organisaties werden aangegeven als belangrijk. Indien een gelijkaardige situatie zich zou voordoen bij uw organisatie, in welke mate gaat u dan akkoord met de stellingen die onderaan iedere situatie staan?

Situatie 1

Uw organisatie situeert zich ongeveer halfweg het boekjaar, en plots blijkt dat de subsidies voor het volgende jaar drastisch zullen terug vallen. Daarboven blijkt ook dat donaties, giften en eventuele 'commerciële inkomsten' (vb. verkoop en/of dienstverlening aan derden) meer dan verwacht lager zullen zijn. Ruw geschat zullen de inkomsten van volgend boekjaar waarschijnlijk herleid worden tot ongeveer 60% van het huidige boekjaar. Indien een gelijkaardige situatie zich zou voordoen in uw organisatie, in welke mate gaat u akkoord met de volgende stellingen? Sommige stellingen zijn negatief geformuleerd.

  1. Wij beschikken over de nodige middelen om hier een duurzame oplossing voor te vinden.
  2. Onze organisatie heeft toegang tot de nodige informatiebronnen om deze situatie in detail te beoordelen.
  3. Onze beslissingsprocessen maken het mogelijk om snel een doordachte oplossing te formuleren.
  4. Op basis van de huidige manier van werken zijn wij in staat om hiervoor een innovatieve oplossing te vinden.
  5. Wij beschikken over de nodige competenties in de raad van bestuur en/of de directie om hierop een antwoord te bieden.
  6. Het zou in onze organisatie moeilijk zijn om een oplossing voor deze situatie in de praktijk uit te voeren.

Situatie 2

Het is het begin van een nieuwe werkdag en u ziet dat uw mailbox (net als de mailboxen van andere mensen in de raad van bestuur en het managementteam) overladen zit met vragen van journalisten. Het blijkt dat de avond ervoor nog een bericht officieel gemaakt is dat één van de leden van de raad van bestuur in beschuldiging is gesteld van corruptie. De verwarring is groot en er gaan reeds tal van geruchten rond, waardoor het zeer moeilijk is om in eerste instantie de waarheid te achterhalen. Aangezien het over iemand uit de raad van bestuur van uw organisatie gaat, doen er al gauw geruchten de ronde dat ook de organisatie mogelijks betrokken is bij het corruptieschandaal. Door deze geruchten kan uw organisatie zeer grote imagoschade oplopen bij vele belanghebbenden zoals het personeel, leden, vrijwilligers, financiers, partnerorganisaties, enz. Indien een gelijkaardige situatie zich zou voordoen in uw organisatie, in welke mate gaat u akkoord met de volgende stellingen? Sommige stellingen zijn negatief geformuleerd.

  1. Wij beschikken over de nodige middelen om hier een duurzame oplossing voor te vinden.
  2. Onze organisatie heeft toegang tot de nodige informatiebronnen om deze situatie in detail te beoordelen.
  3. Onze beslissingsprocessen maken het mogelijk om snel een doordachte oplossing te formuleren.
  4. Op basis van de huidige manier van werken zijn wij in staat om hiervoor een innovatieve oplossing te vinden.
  5. Wij beschikken over de nodige competenties in de raad van bestuur en/of de directie om hierop een antwoord te bieden.
  6. Het zou in onze organisatie moeilijk zijn om een oplossing voor deze situatie in de praktijk uit te voeren.

Situatie 3

Een bestuurslid is onlangs op een internationale studiedag geweest en brengt in de raad van bestuur verslag over een innovatieve gevalstudie in het buitenland. Deze organisatie heeft een zeer gelijkaardige doelgroep en missie als jullie organisatie, maar heeft een zeer vernieuwende en zelfs haakse aanpak ontwikkeld om de uitdagingen bij jullie doelgroep aan te pakken. Ze experimenteren ondertussen ongeveer 3 jaar met deze nieuwe aanpak, en ook de eerste wetenschappelijke onderzoeken van invloedrijke instellingen suggereren dat er betere en efficiëntere resultaten geboekt kunnen worden met deze nieuwe aanpak. Daarom heeft deze nieuwe organisatie ook een enorme toelage van de Europese Unie gekregen om met pilootprojecten hun aanpak ook in andere landen uit te breiden. Het bestuurslid heeft op de studiedag met de afgevaardigd bestuurder van deze nieuwe organisatie gesproken, en het blijkt dat jullie organisatie een uitverkoren partner kan zijn om deel te nemen in hun project. Hiervoor dient echter een beslissing genomen te worden binnen de 2 maanden (de concrete beslissing is: Organiseren we een gelijkaardig pilootproject in onze regio?). Dit zou betrekking hebben op een groot deel van jullie doelgroep (minstens 30%). Hiertegenover staat dat uw organisatie een uitgebreid deel van de EU toelage ontvangt om dit pilootproject op te zetten (Het jaarlijks budget van de organisatie zou met ongeveer 20% verhoogd worden voor de uitvoering van het pilootproject). Indien voor uw organisatie zich een gelijkaardige beslissing voordoet, in welke mate gaat u akkoord met de volgende stellingen (Het gaat hier over het beslissingsproces, niet zozeer over het organiseren van extra activiteiten). Sommige stellingen zijn negatief geformuleerd.

  1. Wij beschikken over de nodige middelen om hier een duurzame oplossing voor te vinden.
  2. Onze organisatie heeft toegang tot de nodige informatiebronnen om deze situatie in detail te beoordelen.
  3. Onze beslissingsprocessen maken het mogelijk om snel een doordachte oplossing te formuleren.
  4. Op basis van de huidige manier van werken zijn wij in staat om hiervoor een innovatieve oplossing te vinden.
  5. Wij beschikken over de nodige competenties in de raad van bestuur en/of de directie om hierop een antwoord te bieden.
  6. Het zou in onze organisatie moeilijk zijn om een oplossing voor deze situatie in de praktijk uit te voeren.

Dit initiatief is een concreet evaluatieinstrument om over het bestuur van uw organisatie te reflecteren